Aplikacja do umawiania wizyt dla dietetyka, system rezerwacji online, ceny i prowizja

System rezerwacji online dla dietetyka kosztuje od 19,90 do 699 zł netto miesięcznie, ale sam abonament rzadko decyduje o rachunku. Decyduje druga pozycja, której w cenniku nie widać na pierwszy rzut oka: opłata za nowego pacjenta. ZnanyLekarz liczy 399, 499 albo 699 zł netto miesięcznie plus 32, 28 albo 26 zł za każdego nowego pacjenta z ich marketplace’u. Booksy liczy 145 zł netto miesięcznie i nie pobiera prowizji od zwykłych rezerwacji, ale w opcjonalnym Booście bierze jednorazowo 45 procent netto wartości pierwszej wizyty. Nasz plan Praktyka to 149 zł netto i 0 zł od rezerwacji.

Ceny w tym tekście pochodzą z cenników dostawców i są netto. Podajemy tylko te, które udało się potwierdzić w źródle. Tam, gdzie dostawca nie publikuje cennika, piszemy o tym wprost, zamiast wstawiać przykładową kwotę.

Ile kosztuje aplikacja do umawiania wizyt dla dietetyka

Trzy platformy, na które dietetycy trafiają najczęściej, zarabiają na trzy różne sposoby. To ważniejsze niż różnica w samej cenie abonamentu, bo przy jednym modelu płacisz stałą kwotę, a przy drugim płacisz tym więcej, im lepiej Ci idzie.

ZnanyLekarz to marketplace medyczny. Abonament wynosi 399 zł netto miesięcznie w planie Starter, 499 zł w Plus i 699 zł w VIP, przy czym są to ceny dla nowych klientów. Kto miał plan w ciągu ostatnich sześciu miesięcy, wraca jako klient powracający i płaci odpowiednio 499, 599 i 799 zł. Do tego dochodzi opłata za umówioną wizytę nowego pacjenta: 32 zł w Starterze, 28 zł w Plusie, 26 zł w VIP.

Booksy wyrósł na branży beauty i wycenia się inaczej: subskrypcja aplikacji kosztuje 145 zł netto miesięcznie, każdy dodatkowy użytkownik 35 zł netto, a od dziesiątego pracownika dodatkowych opłat nie ma. Zwykłe rezerwacje nie są oprowizjonowane. Prowizja pojawia się dopiero w opcjonalnej usłudze Boost, która promuje gabinet wśród nowych klientów: wtedy przy pierwszej zrealizowanej wizycie nowego klienta platforma pobiera jednorazowo 45 procent netto wartości usług.

Nasz plan Praktyka kosztuje 149 zł netto miesięcznie (74,50 zł przy rozliczeniu rocznym, czyli 894 zł za rok) i nie ma w nim opłaty za pacjenta, także za tego, który trafił do gabinetu z naszego katalogu. Plan Gabinet dla zespołu do pięciu osób to 349 zł, Poradnia 749 zł. Pełne zestawienie z limitami jest w cenniku planów.

Osobną grupą są czyste kalendarze bez marketplace’u, które nie biorą nic od pacjenta, bo nie przyprowadzają pacjentów. Najtańszy z nich, Bookero, kosztuje od 19,90 zł netto miesięcznie, ale SMS-y i wizyty cykliczne są dopiero w planie Standard za 49,90 zł, a synchronizacja z Kalendarzem Google w Premium za 89,90 zł; rachunek dla gabinetu rozpisaliśmy w tekście o tym, ile naprawdę kosztuje Bookero dla dietetyka. Calendesk, który wymienia dietetyków wprost wśród swoich klientów, kosztuje od 157 zł netto miesięcznie przy rozliczeniu rocznym, za to ma w cenie pulę SMS, płatności z góry i spotkania w Zoomie; plany i dopłaty są na stronie Calendesk cennik i opinie. Podobnie tani jest terminarz zarezerwuj.pl, 290 zł netto rocznie za jeden kalendarz, a rok w 11 programach, z kosztem jednej rezerwacji i ceną SMS-ów, porównujemy na stronie program do rejestracji pacjentów.

Między nimi stoi Zencal, który ma jeden plan za 99 zł miesięcznie albo 990 zł za rok, brutto, bez prowizji od wizyt i z obsługą Przelewy24, PayU i tPay. Baza klientów, pakiety wizyt i SMS są w nim jednak płatnymi dodatkami, więc jednoosobowy gabinet z przypomnieniem SMS przed każdą wizytą zapłaci około 1 895 zł brutto rocznie. Pełny rachunek jest na stronie Zencal cennik i opinie. Najtańszy z ogólnych kalendarzy, Reservio, kosztuje 360 zł netto za rok w planie Starter, ale nie ma płatności miesięcznej, a od płatności online pobiera od 1,89 procent. Ile to wynosi przy 60 wizytach miesięcznie, policzyliśmy w tekście Reservio cennik dla dietetyka.

Najtańszy abonament w tej grupie ma Fresha: 29 zł netto miesięcznie w planie indywidualnym, bez umowy, z 50 wiadomościami w cenie. Drożej robi się przy przedpłatach online, bo każda płatność kosztuje 1,29 procent plus 0,49 zł, więc przy 60 wizytach po 150 zł opłaty od transakcji dają około 1 746 zł rocznie. Trzy scenariusze roku są na stronie Fresha opinie i cennik dla gabinetu dietetycznego, a jeśli odchodzisz z Booksy i wybierasz następcę, siedem opcji z ceną roku zestawia tekst alternatywa dla Booksy dla dietetyka.

Poza nimi na rynku działa kilka polskich systemów rezerwacyjnych kierowanych do gabinetów, między innymi Nextvisit, Terminarz24 i EasyWeek. Nie podajemy tu ich cen, bo nie sprawdzaliśmy ich u źródła przy pisaniu tego tekstu, a przepisywanie kwot z cudzych zestawień kończy się powielaniem nieaktualnych liczb. Niżej jest lista pytań, które warto zadać każdemu dostawcy, zanim podpiszesz.

Prowizja nie bierze się z liczby pacjentów, tylko z kanału

To jest ta część, która zmienia rachunek najbardziej, a która prawie nie pojawia się w poradnikach. Opłata za nowego pacjenta nie zależy od tego, ilu masz pacjentów. Zależy od tego, którędy weszli.

ZnanyLekarz opisuje to wprost na własnej stronie pomocy. Prowizja jest naliczana za nowego pacjenta, który samodzielnie zarezerwował wizytę za pośrednictwem serwisu, i dopiero za wizytę zrealizowaną, od której minęło siedem dni. Nie ma jej natomiast wtedy, gdy pacjent umawia się kolejny raz u tego samego specjalisty, gdy dodajesz go do kalendarza samodzielnie, gdy wizyta została odwołana, gdy pacjent się nie zjawił, a nieobecność oznaczyłeś w ciągu siedmiu dni, oraz, co najciekawsze, gdy pacjent rezerwuje przez widget umieszczony na Twojej własnej stronie internetowej.

Ostatni punkt oznacza rzecz konkretną: ta sama osoba, ta sama wizyta i ta sama kwota mogą kosztować 32 zł albo 0 zł, zależnie od tego, czy kliknęła w wyszukiwarce marketplace’u, czy na Twojej stronie. Własna strona z osadzonym kalendarzem przestaje więc być kwestią prestiżu i staje się pozycją w rachunku. Jeśli jej nie masz, firmowy hosting z własną domeną jest zwykle tańszą pozycją miesięczną niż kilka prowizji za pacjenta, których dzięki niej unikniesz.

Praktyczny wniosek jest taki, że zanim porównasz abonamenty, warto sprawdzić jedną liczbę. W panelu rozliczeń policz, ile razy w ostatnim kwartale pojawiła się pozycja za rezerwację nowego pacjenta, i podziel przez trzy. Jeśli wychodzi zero albo jeden, płacisz kilkaset złotych miesięcznie za kalendarz, a nie za pozyskiwanie pacjentów, i wtedy tańszy system bez prowizji jest po prostu tym samym produktem za mniej. Jeśli wychodzi osiem albo dziesięć, marketplace realnie dowozi pacjentów i zmiana dostawcy oznacza utratę kanału, a nie oszczędność. Cały rachunek rozpisaliśmy na dwóch stronach: o tym, ile kosztuje ZnanyLekarz dla dietetyka, oraz o tym, jak wygląda cennik i prowizja Booksy dla gabinetu dietetycznego.

Czego dietetykowi potrzeba, a czego nie

Systemy rezerwacyjne sprzedają długie listy funkcji, ale gabinet dietetyczny różni się od salonu fryzjerskiego i od przychodni w kilku konkretnych punktach. Warto patrzeć na te, które realnie zmieniają dzień pracy.

Wizyty kontrolne w serii. Dietetyka to rzadko jedno spotkanie. Zwykle jest pierwsza konsultacja i potem kilka wizyt kontrolnych w równych odstępach. System, który pozwala umówić cały cykl albo zaproponować kolejny termin od razu po wizycie, oszczędza więcej czasu niż połowa pozostałych funkcji razem wziętych.

Konsultacje online. Część pacjentów prowadzi się zdalnie od początku do końca, więc wideokonsultacja i płatność z góry powinny być w tym samym miejscu co kalendarz. Rozdzielenie tych trzech rzeczy na trzy narzędzia jest najczęstszym powodem, dla którego pacjent gubi się po drodze.

Przypomnienia SMS. Nieobecności są realnym kosztem, bo godziny nie da się odsprzedać wstecz. Sprawdź, czy SMS jest w abonamencie, czy jako pakiet do dokupienia, bo to potrafi zmienić cenę o kilkadziesiąt złotych miesięcznie.

Zgody i dokumentacja. Gabinet dietetyczny przetwarza dane o zdrowiu, więc zgoda i umowa z pacjentem nie są formalnością. Jeśli system pozwala zebrać je przy rezerwacji, jedna rzecz mniej robi się ręcznie. Co dokładnie powinno się w nich znaleźć, opisaliśmy w tekście o RODO i umowie z pacjentem w gabinecie dietetycznym.

Czego natomiast dietetyk zwykle nie potrzebuje: magazynu produktów, programów lojalnościowych ze stemplami oraz rozbudowanego grafiku dla kilkunastu stanowisk. To są funkcje zbudowane pod salony usługowe i płaci się za nie w abonamencie, nawet gdy są wyłączone. To samo dotyczy programów medycznych: e-recepta, KSeF i raportowanie do P1 są w cenie planu, a dietetyk z nich nie korzysta. Jak to wygląda w konkretnych cennikach, rozłożyliśmy na stronie Medfile opinie i cennik dla dietetyka oraz w tekście o tym, ile kosztuje Proassist z rejestracją telefoniczną.

Cztery pytania, które warto zadać przed podpisaniem

Niezależnie od dostawcy te cztery odpowiedzi decydują o tym, ile naprawdę zapłacisz przez rok.

Czy jest opłata za nowego klienta i kiedy się ją nalicza? Pytaj o konkret: czy liczy się rezerwacja, czy wizyta zrealizowana, po ilu dniach, co się dzieje przy nieobecności i przy odwołaniu oraz czy rezerwacja z Twojej własnej strony też jest prowizjonowana.

Ile kosztuje powrót po przerwie? To pytanie zaskakuje najczęściej. U ZnanyLekarz klient powracający, czyli taki, który miał plan w ciągu ostatnich sześciu miesięcy, płaci o sto złotych miesięcznie więcej niż nowy. Zawieszenie abonamentu na wakacje potrafi więc kosztować więcej niż oszczędność z tych dwóch miesięcy.

Co się dzieje z kalendarzem i bazą pacjentów, gdy rezygnujesz? Czy da się wyeksportować listę pacjentów i historię wizyt, w jakim formacie i jak długo dane są dostępne po zamknięciu konta. Odpowiedź warto mieć na piśmie przed startem, a nie w momencie odejścia.

Ile kosztuje każda dodatkowa osoba w zespole? Jedni liczą za użytkownika, inni przez wyższy plan. Przy dwóch osobach różnica jest niewielka, przy pięciu bywa dwukrotna. Jeśli planujesz zatrudnienie, policz cenę docelową, a nie dzisiejszą.

Kiedy system rezerwacji nie jest Ci jeszcze potrzebny

Uczciwa odpowiedź brzmi: przy kilku wizytach w tygodniu i kalendarzu prowadzonym z telefonu abonament nie zwróci się w niczym poza wygodą. Jeśli przyjmujesz kilka osób tygodniowo, umawiasz je w wiadomościach i nie masz problemu z nieobecnościami, pierwszym zakupem powinno być raczej miejsce, w którym pacjent Cię znajdzie, a nie oprogramowanie do obsługi ruchu, którego jeszcze nie ma.

Kolejność, która sprawdza się u osób otwierających gabinet, jest zwykle taka: najpierw widoczność i zweryfikowany profil, potem prosty kalendarz z rezerwacją online, a dopiero na końcu płatności, kampanie i dokumentacja. Formalności na starcie zebraliśmy w poradniku o tym, jak założyć gabinet dietetyczny, a sposoby na pierwszych pacjentów w tekście o marketingu gabinetu dietetycznego. Co daje sam zweryfikowany profil i ile kosztuje, opisuje strona dla dietetyków.

Najczęstsze pytania

Ile kosztuje system rezerwacji online dla dietetyka? Od 19,90 do 699 zł netto miesięcznie za sam abonament. Bookero kosztuje od 19,90 zł netto (plan z SMS-ami 49,90 zł), Calendesk od 157 zł netto przy rozliczeniu rocznym, Booksy 145 zł netto plus 35 zł za każdego dodatkowego użytkownika, nasz plan Praktyka 149 zł netto, ZnanyLekarz od 399 zł netto w planie Starter do 699 zł w VIP. Do abonamentu ZnanyLekarz dochodzi 32, 28 albo 26 zł za każdego nowego pacjenta z marketplace’u.

Czy jest darmowy system rezerwacji wizyt online? Część dostawców ma plan startowy bez opłaty, zwykle z limitem rezerwacji albo bez SMS i płatności online. W praktyce darmowy plan wystarcza na kilka wizyt tygodniowo i przestaje wystarczać dokładnie wtedy, gdy zaczyna Ci na nim zależeć. Warto sprawdzić, co dzieje się po przekroczeniu limitu, zanim zbudujesz na tym cały kalendarz.

Czy pacjent musi zakładać konto, żeby zarezerwować wizytę? W większości systemów nie, wystarczą imię, nazwisko, telefon i mail. To istotne, bo każdy dodatkowy krok przy rezerwacji obniża liczbę dokończonych zapisów, a u dietetyka pierwsza wizyta bywa decyzją odkładaną tygodniami.

Czy da się przenieść kalendarz między systemami? Kalendarz zwykle tak, w formacie iCal albo przez integrację z Kalendarzem Google. Trudniejsza jest historia wizyt i notatki, bo tu formaty są własne. Dlatego pytanie o eksport danych warto zadać przed startem, a nie przy rezygnacji.

Czy warto płacić za promowanie profilu w systemie rezerwacji? To zależy od tego, czy potrafisz policzyć efekt. Promowanie ma sens, gdy znasz koszt pozyskania jednego pacjenta i porównujesz go z wartością pierwszej konsultacji oraz z tym, ile osób wraca. Przy jednorazowej prowizji rzędu 45 procent wartości pierwszej wizyty cały zysk siedzi w wizytach kolejnych, więc bez pacjentów wracających taka promocja się nie spina.

Co wybrać, jeśli mam pełny kalendarz z poleceń? Wtedy płacisz przede wszystkim za wygodę i za to, żeby pacjent umówił się sam, więc sensowny jest najtańszy system, który ma kalendarz, przypomnienia i rezerwacje online bez prowizji od pacjenta. Kanał pozyskania już masz i nie ma powodu kupować go drugi raz.